Dank
DocuWare
habe ich auch unterwegs und im Home-Office Zugriff auf alle meine Geschäftsunterlagen. Und durch die Nutzung der intelligenten Workflows konnte ich sogar bestehende Geschäftsprozesse optimieren.
Digital. Benutzerfreundlich. Branchenführend.
DocuWare ist alles, was Ihr Aktenschrank nicht ist. Und es wurde speziell für den Umstieg von manuellen papierbasierten Prozessen auf schnelle digitale Prozesse entwickelt. Die wichtigsten Vorteile von DocuWare auf einen Blick:
- Rechnungen automatisch erfassen, auslesen und mit zugehörigen Bestellungen abgleichen.
- Die sachliche und fachliche Rechnungsprüfung über einen digitalen Workflow sicherstellen und überall an jedem Desktop-PC, Tablet oder Smartphone durchführen.
- Durch die selbstlernende Vorkontierung Rechnungen automatisch in das Finanzbuchhaltungs-System verbuchen.
- Audits und Budgetplanungen durch ein sicheres, digital durchsuchbares Archiv beschleunigen und vereinfachen.
- Sofortiger ROI ohne Anfangsinvest durch cloudbasiertes Abonnementmodell.
und das alles GoBD-Konform.
Sicherer Speicherort
Geschäftsunterlagen jeder Art auf einer Plattform mit erstklassiger Sicherheit zusammenführen.
Klare Organisation
Alle Informationen zentral und leicht zu finden.
Produktiver Arbeitsplatz
Schlaue Tools für Ablage, Suche, Fälligkeiten und Feedback.
Zugriff von jedem Ort
Prozesse nahtlos zum Abschluss bringen, egal ob vor Ort, mobil oder im Homeoffice.
Smarte Dokumentenorganisation
Ordnung schaffen in der Zettelwirtschaft und dem Dateichaos
Effiziente Datenerfas-sung aus vielfältigen Quellen
DocuWare bietet die perfekte Aufbewahrung für sämtliche Geschäftsunterlagen, seien es Verträge, Angebote, Rechnungen, E-Mails oder jegliche andere Dokumente.
Indizieren und Zugriffsrechte verwalten
Dokumente lassen sich mit nur wenigen Klicks klassifizieren und unmittelbar mit dem gesamten Team oder ausgewählten Mitgliedern teilen.
Sichere und gut organisierte Aufbewahrung
Jedes Dokument wird gemäß den gesetzlichen Anforderungen sicher aufbewahrt und ist vor Verlust geschützt, bis seine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Dokumentensuche und Zusammenarbeit
Alle Dokumente sind blitzschnell verfügbar, um sie jederzeit und überall zu bearbeiten, Aufgaben zuzuweisen oder um Aufgaben im Auge zu behalten.
Rechnungsverarbeitung
Alle Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten
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Beseitigung von Papier und manuellen Eingaben
Noch schlimmer als Papierstapel ist nur das manuelle Eintippen der auf dem Papier stehenden Daten. Zeit und Platz lassen sich einsparen, indem man die Nachteile alter Arbeitsweisen mithilfe einer unkomplizierten Digitalisierung überwindet.
Beschleunigung der Rechnungsprüfung
Automatisierte Überprüfung von Pflichtangaben und Bestellbezug, flexible Erweiterung des Workflows für eine mögliche mehrstufige fachliche Prüfung und nahtlose Integration der Lösung zur direkten Buchung in das ERP-System.
Skonto nutzen und Kosten einsparen
Durch frühzeitige Bezahlung von Rechnungen können unnötige Mahngebühren vermieden und wertvolle Skonti genutzt werden, was zu zufriedenen Lieferanten und einer gestärkten Position bei Preisverhandlungen führt.
Audit-Vorbereitungen vereinfachen
Vermeidung von stressigen Suchen unter Hochdruck nach den passenden Dokumenten. Die gesamten Dokumente sind in Übereinstimmung mit den rechtlichen Anforderungen archiviert, vollständig abrufbar und können mühelos für Buchprüfungen und andere Audits zusammengestellt werden.
Personalmanagement
Zugriff von überall mit nur einem Klick
Entfall vom lästigen Papier
Die Zeiten von gemeinsam genutzten Laufwerken mit unstrukturierten Datensammlungen gehören der Vergangenheit an. Stattdessen besteht die Möglichkeit, papierbasierte Dokumente zu digitalisieren und sämtliche Unterlagen in einem zentralen und sicheren Archiv zu verwalten.
Sicherheit der Daten 100 % gewährleistet
Alle Angestellten des Unternehmens können darauf vertrauen, dass vertrauliche Daten durch robuste Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung effektiv geschützt sind.
Förderung von
Self-Service
Steigerung der Effizienz, indem Self-Service Funktionen für HR-Kollegen, einzelne Mitarbeiter und Führungskräfte eingeführt werden, die von der grundlegenden Suche bis zu Integration in das Portal reichen.
Wertvolle Zeitersparnis
Langweilige manuelle Dateneingaben, endlose Dokumentsuchen und das wiederholte Versenden von E-Mails an nicht reagierende Kollegen – all diese Routineaufgaben können nun vereinfacht und automatisiert werden.
Sichere Archivierung
Mehr...
... Sicherheit
Eine gute Organisation und Sicherung von Dokumenten beschleunigen und vereinfachen die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und die Vorbereitung von Audits erheblich. Zugriffsberechtigungen stellen gleichzeitig sicher, dass sensible Informationen geschützt sind.
... Nachhaltigkeit
Für die Produktion eines einzigen DIN A4-Blattes werden 10 Liter Wasser benötigt! Wir sagen goodbye zu überflüssigen Ausdrucken, Kopien und Papierstapeln, und vermeiden dadurch die damit verbundenen Nachteile. Dies steigert nicht nur die Produktivität des Unternehmens, sondern leistet auch einen wertvollen Beitrag zum Schutz unserer Umwelt.
... Datenschutz
Daten sicher verarbeiten und aufbewahren, um Missbrauch und Verlust zu verhindern. Die Gefahr des willkürlichen Löschens oder des geschäftskritischen Datenverlusts durch Bedrohungen wie Viren, Schadsoftware, Diebstahl oder Naturkatastrophen wird effektiv abgewehrt.
... Flexibilität
In zunehmendem Maße arbeiten Teams verteilt. Die Fähigkeit, unabhängig vom Standort in Verbindung zu bleiben, ist entscheidend für den Erfolg von Projekten. Legen wir diesen Grundstein und sichern einen störungsfreien Informationsfluss, der neuen Mitarbeitern die nahtlose Integration jederzeit, überall und auf jedem Gerät ermöglicht.
DSGVO
Was ist DSGVO und warum ist das so wichtig?
Die DSGVO ist eine EU-Verordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist.
Hohe Strafen
Die Sanktionen für die Nichteinhaltung der DSGVO sind erheblich. Es können Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des letzten Geschäftsjahres verhängt werden, abhängig davon, welcher Betrag höher ist.
Ausdrückliches Einverständnis
Es ist erforderlich, eine ausdrückliche Zustimmung sowohl für die Datenerhebung als auch für den beabsichtigten Verwendungszweck zu erhalten. Darüber hinaus muss der für die Verarbeitung Verantwortliche in der Lage sein, den Nachweis für diese Einwilligung zu erbringen. Beachten Sie, dass diese Einwilligung auch widerrufen werden kann.
DSGVO-Konformität außerhalb der EU
Die früheren Ausstiegsklauseln für außereuropäische Unternehmen haben keine Gültigkeit mehr. Viele Nicht-EU-Firmen haben sich lange auf das Safe-Harbor-Abkommen gestützt. Allerdings hat der Europäische Gerichtshof die Safe-Harbor-Datenschutz-Grundsätze am 24. Oktober 2015 aufgehoben.
Personenbezogene Daten können fast alles sein
Die ordnungsgemäße Verwaltung unstrukturierter Informationen und Dokumente ist der Schlüssel zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Die Europäische Kommission definiert personenbezogene Daten als jegliche Informationen, die sich auf eine Person beziehen, unabhängig davon, ob sie deren privates, berufliches oder öffentliches Leben betreffen. Zu solchen Informationen gehören beispielsweise Name, Adresse, Foto, E-Mail-Adresse, Kontodaten, Beiträge in sozialen Netzwerken, medizinische Informationen oder IP-Adressen.
Papierdokumente sind auch betroffen
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für die Verarbeitung sämtlicher personenbezogener Daten, unabhängig davon, ob die Prozesse vollständig oder teilweise automatisiert ablaufen. Sie erstreckt sich auch auf alle anderen Unterlagen, die Teil eines Ablagesystems sind. Anders ausgedrückt, betrifft sie auch Papierdokumente.
Erweiterte Haftungsketten
Wenn personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag von einem Cloud-Service-Provider oder einem Outsourcing-Dienstleister gespeichert oder verarbeitet werden, tragen Sie auch die Verantwortung für deren Data-Governance-Praktiken.